Não é incomum nos reunirmos com escritórios de advocacia e departamentos jurídicos e ouvirmos frases como: “Não utilizamos nenhum sistema de gestão aqui” ou “Temos uma grande planilha em Excel, onde atualizamos as informações manualmente”. Essas afirmações costumam ser seguidas de preocupações sobre a falta de segurança dos dados e o tempo perdido com uma atividade 100% manual.
Além disso, mesmo quando há um ERP jurídico, sem um fluxo de atividades bem definido, os dados podem ficar desatualizados, e os problemas permanecem semelhantes aos enfrentados por quem não possui nenhum sistema.
É nesse contexto que a otimização de fluxos de trabalho jurídico se torna essencial, garantindo mais eficiência e segurança para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
A digitalização e a padronização dos processos impulsionam a segurança jurídica, proporcionando maior controle sobre prazos, documentos e tarefas críticas. Além disso, contribuem diretamente para o aumento da produtividade, a redução de erros e a mitigação de riscos operacionais.
O Papel do ERP na Criação de Fluxos e Workflows no Setor Jurídico
Uma pesquisa realizada e divulgada pela revista Análise – Diretório Nacional da Advocacia 2019 revelou que, a cada dez escritórios de médio porte, oito possuem um Software de Gestão para Advogados.
Softwares de gestão para advogados que possuem automação de processos estão muito presentes, tanto nas grandes bancas (78%) quanto nas menores (62%).
A adoção de um ERP é fundamental para a criação e automação desses fluxos. No entanto, é essencial verificar se a ferramenta atende aos principais critérios do seu negócio e como é o suporte após a contratação. Algumas perguntas importantes a serem feitas incluem:
- É possível realizar customizações personalizadas?
- A criação de campos, dashboards e relatórios acompanha a evolução do negócio e pode ser ajustada sempre que necessário?
- Quais são os custos e prazos para essas modificações?
Um sistema de gestão jurídica que oferece flexibilidade, workflows bem estruturados e um suporte ágil não apenas melhora a produtividade, mas também reduz riscos e reforça a segurança jurídica.
Benefícios diretos da Otimização de fluxos de trabalho jurídico para Escritórios e Departamentos Jurídicos
A otimização de fluxos beneficia desde pequenos escritórios até grandes departamentos jurídicos, pois todos compartilham o mesmo objetivo: criar um ambiente mais organizado e eficiente para focar em demandas estratégicas. Confira os principais benefícios:
- Maior eficiência operacional
A automação de tarefas reduz o tempo gasto com atividades burocráticas, permitindo que advogados e profissionais jurídicos se concentrem em estratégias e análises mais complexas. Um ERP jurídico centraliza informações e automatiza processos, garantindo mais agilidade e precisão na execução das atividades. - Redução de erros e retrabalho
O uso de softwares jurídicos minimiza falhas humanas, como a perda de prazos ou o preenchimento incorreto de documentos. A padronização dos procedimentos assegura maior conformidade com normas e regulamentos internos e externos. - Segurança jurídica e compliance
Manter um controle rigoroso sobre prazos, documentações e processos reduz os riscos de penalizações legais e assegura conformidade com as legislações vigentes. Além disso, a digitalização de arquivos protege contra extravios e facilita auditorias. - Melhor gestão de demandas
A integração de ferramentas de gestão de processos jurídicos permite um acompanhamento mais preciso do volume de trabalho, evitando sobrecarga em determinadas áreas e garantindo um fluxo equilibrado de tarefas. - Melhoria na comunicação e colaboração
Com processos automatizados, há uma melhor integração entre advogados, clientes e outros departamentos. A troca de informações ocorre de forma mais clara e ágil, promovendo um atendimento mais eficiente e transparente.
Adoção de Ferramentas e Metodologias Adequadas
O objetivo deste artigo foi destacar a necessidade e urgência da adoção de um ERP jurídico atualizado, automatizado e eficiente para potencializar sua operação, garantindo maior controle e produtividade.
Se sua empresa deseja aprimorar seus processos jurídicos, reduzir riscos e aumentar a eficiência, invista em soluções tecnológicas com um sistema 100% customizável que se adapta ao seu modelo de trabalho.
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Por: Geovanna Macedo