O Xjur para escritórios é a solução ideal para escritórios de advocacia que buscam otimizar seus processos e aumentar sua eficiência. Com nossa plataforma, os escritórios podem gerenciar todas as etapas do seu fluxo de trabalho de forma integrada, desde a gestão de documentos até o acompanhamento de prazos e o controle financeiro.
Nossa solução oferece uma série de benefícios para os escritórios de advocacia, incluindo a automação de tarefas repetitivas, o que permite que os advogados se concentrem em atividades mais estratégicas. Além disso, o Xjur facilita a comunicação interna e externa, melhorando a colaboração entre os membros da equipe e os clientes.
Um dos principais diferenciais do Xjur para escritórios é a sua inteligência artificial integrada, que oferece insights valiosos e ajuda na tomada de decisões mais informadas. Com recursos avançados de análise de dados, nossa plataforma ajuda os escritórios a identificar tendências, padrões e oportunidades de melhoria.
Com a ferramenta de Dashboard, é possível gerar/gerenciar, os principais KPI’s da sua CIA, permitindo assim trabalhar de forma assertiva, nos principais ofensores do seu departamento aumentando o desempenho das equipes.
- Controle de SLA
- Controle de estoque
- Controle de entradas e saídas
- Onepagereport
- Comparação de fechamentos
- Controle regional
- Mapas de Calor
- Evolução da carteira
Com base no dashboard e estudos realizados é possível extrair relatórios com informações de grande relevância para tomada de decisões, a extração pode ser realizar de forma analítica por meio dos templates em Excel e FDF.
Muitas ações coorporativas são efetuadas de acordo com a análise e decisões tomadas de acordo com uma análise baseadas em subsídios trocados entre diversas áreas da companhia. Com o módulo Consultivo o sistema permite que todas as demandas direcionadas ao time jurídico sejam devidamente analisadas e/ou direcionadas de forma integrada e automática com base em nosso fluxo inteligente.
Com apenas alguns cliques o sistema conseguirá classificar sua demanda e direcionar entre as áreas do departamento jurídico de forma automática e, além disso, transformar tudo isso em uma base de conhecimento acabando com o retrabalho em demandas comuns entre as áreas. Com este módulo conseguimos controlar:
- Controle de Solicitação de Demandas
Preenchendo um formulário de solicitação o sistema direciona sua demanda entre as áreas responsáveis pelo atendimento automaticamente, além disso, permite a troca de informações (subsídios) entre as diversas áreas da companhia e apresenta de forma didática uma base de conhecimento com perguntas e respostas (Pareceres) das áreas permitindo a consulta destes dados e evitando o retrabalho das equipes.
- Análise Quantitativa de Solicitações
- Com base as informações cadastradas e tarefas direcionadas com nosso workflow integrado o sistema permite a extração dos mais diversos indicadores como:
- Quantas demandas foram cadastradas por período;
- Para quais áreas as demandas foram encaminhadas;
- Tempo médio de resposta;
- Áreas que mais demandam;
- Nível de satisfação dos clientes internos entre outros.
- Pesquisa de Satisfação de Atendimento
Ao final de toda solicitação, quando o solicitante receber o parecer da área correspondente o sistema permite uma pesquisa de satisfação (NPS) do atendimento prestado, dados estes que podem ser utilizados como insumos para indicadores de performance, caso necessário.
O Brasil é o país campeão em ações judiciais, dados atuais apontam para mais de 80 milhões de processos em tramitação, com o módulo Contencioso do Xjur é possível gerenciar todo o ciclo de vida do processo, desde a sua distribuição de forma totalmente automática até o seu encerramento.
- Captura automática de processos
- Monitoramento de novos andamentos e publicações
- Atualização monetária de pedidos, provisões e depósitos
- Gestão de despesas e fechamentos
- Controle dos compromissos e audiências
- Gerenciamento das obrigações, bloqueios e decisões
- Acompanhamento dos desdobramentos e propostas de acordo
O módulo Contencioso conta ainda com diversas Soluções, veja abaixo de forma detalhada algumas delas:
- Provisão e Fechamento:
- Provisionamento automático dos valores processuais, para que seja possível forma acurada metrificar os resultados e perdas. A provisão é originada do cadastro dos pedidos/tributos do processo, além do controle detalhado, o sistema permite a atualização monetária de todos os valores, trazendo um resultado minucioso de toda a valoração do processo. O sistema permite ainda o fechamento da carteira (por exemplo: mensal, trimestral, semestral), possibilitando comparações e análises das movimentações, bem como, gerando relatórios que poderão ser divulgados para toda a CIA/Mercado.
- Despesas:
- O Xjur possibilita o controle detalhado de todas as despesas processuais, seja ela uma custa ou até mesmo o valor pago em uma condenação ou acordo. Com esta solução será possível controlar todos os custos que envolveram um processo e isso poderá servir de métrica para geração de indicadores futuros que poderão contribuir no momento de uma negociação. Além do registro da despesa, é possível estabelecer um fluxo de aprovação com alçadas para cada novo lançamento que ocorrer no processo, é possível ainda integrar esta solução ao sistema de pagamentos da CIA (Ex: SAP ou Oracle), trazendo assim maior compliance, eliminação de retrabalhos e diminuição de riscos/fraudes. Além disso com um estudo gerencial destas informações é possível calcular o benefício econômico de suas ações.
- Garantias:
- Com esta solução, é possível controlar e gerenciar os depósitos, seguros, fianças, penhoras e bens. O Xjur não permitirá que um processo seja encerrado, caso exista nele uma garantia ativa, ou seja, que ainda não convertida para a parte contrária ou que tenha sido recuperada em favor da CIA. O sistema permite ainda a atualização monetária dos valores, bem como, envio de alertas em caso de vencimento de apólices.
Contratos
Módulo responsável pela gestão interna dos contratos, aditivos, distratos, notificações e dentre outros instrumentos centralizado em um só lugar, o Xjur possui um diferencial onde é automaticamente distribuído os instrumentos por numeração de pastas e em ordem sequencial, de modo que o usuário consiga acessar todos os documentos correspondentes desta pasta ou seja, todos os documentos de um “contrato mãe”, pois para cada novo “contrato mãe” é gerado um número de pasta. O módulo trabalha com segregação de acesso, de modo que é possível restringir o acesso aos contratos por departamentos, bem como, é possível prever usuários que mesmo de departamentos diferentes possam localizar contratos de outras áreas, como por exemplo uma área de suprimentos ou compliance. O módulo de Contratos funciona como um CLM, pois de forma nativa, o instrumento é gerenciado desde a sua solicitação, passando pelas aprovações necessárias até a conclusão com a coleta de forma eletrônica de todas as assinaturas; além de gerenciar o contrato durante toda a sua vigência.
GED
Embora todos os módulos do sistema tenham seu respectivo GED, o sistema possui um módulo que centraliza todos estes documentos, além disso, este módulo permite com que você cadastre e organize novos documentos por pasta, notifique, encaminhe e aprove documentos através de workflow e possua uma gestão de todos os documentos que passam pelo departamento. Adquirindo este módulo você ainda conta com os demais itens:
- Controle de Ofícios
Com o módulo GED é possível cadastrar e encaminhar os ofícios judicias entre outros departamentos da companhia para elaboração de respostas.
- Controle de Tipos de Documentos;
Com nossa ferramenta você pode cadastrar, tipificar e ter um controle de aprovação segregado para cada tipo de documento;
- Controle de Documentos Sigilosos
Com o GED você pode controlar os documentos confidenciais, criando pastas e documentos restritos para cada perfil ou grupo de sua empresa;
- Controle de Vigência
Através de nossos workflows, você pode controlar a vigência de todos os documentos importantes para seu departamento;
- Alertas Automáticos
Com nossa plataforma, você conseguirá, de forma automática, receber alertas de vigência de todos os documentos relevantes para seu time.
Imobiliário
Controle todos os imóveis da companhia de forma organizada, com o módulo imobiliário é possível controlar os imóveis próprios, locados entre outros junto às obrigações legais de cada um deles, com este módulo você consegue ter.
- Controle de Imóveis
Saber todos os imóveis da companhia, localização, o valor do custo de cada um e de forma orientada organizar todos os documentos.
- Controle de Licenças
Com o módulo Imobiliário você consegue gerenciar todas as licenças que cada imóvel precisa para o funcionamento e você possuirá uma gestão de riscos muito mais efetiva com os avisos automáticos (Avisos de Vigência e Renovação por exemplo) que o sistema dispõe em sua gama de funcionalidades.
- Controle de Tributação
O módulo Imobiliário também permite controlar todos os tributos pertencem ao seu imóvel, informando as respectivas datas de vencimento através de avisos automáticos.
- Controle de Pagamentos
O módulo Imobiliário ainda dispõe um controle apurado de pagamentos, com ele você consegue registrar todos os pagamentos efetuados e, além disso, buscar comprovantes dos respectivos pagamentos através de nosso gerenciador de documentos.
Integrações
Nosso sistema é construído em micro serviços, facilitando a integridade, disponibilidade e facilidade na integração com outros sistemas, nossa plataforma é SaaS uma versão única e atualizada para todos os clientes com um controle de qualidade robusto e bem alinhado, realizando controle periódico de PenTest.
Possuímos as melhores práticas para integrações com os sistemas:
- Integração nativa com AD (Active Directory)
- Interações com Oracle
- Integrações com SAP
- Integrações com outros ERP’s
Alguns exemplos de integrações:
- Pagamentos: ao realizar o lançamento de uma despesa processual (custas, acordo, condenação…), o Xjur poderá realizar o envio dos dados de maneira automática para o sistema de pagamentos da CIA. Após a efetivação do pagamento, o comprovante será disponibilizado e os responsáveis tomaram ciência para que as providencias no processo possam ser cumpridas.
- Subsídios: Após o cadastro dos processos, às áreas responsáveis pela coleta de subsídios serão acionadas através do nosso fluxo para enviar os documentos necessários para criação da defesa, análise de risco. O upload dos documentos poderá ocorrer de forma integrada com o sistema de GED (Ex: IRON MOUNTAIN) da CIA ou até mesmo com os sistemas de RH (Ex: SÊNIOR).
- Assinatura digital: O Xjur já possui de maneira nativa a plataforma de assinatura reduzindo eventuais custos com outras plataformas, além disso é possível integrar com outras ferramentas (Ex: D4sign, Docusign, Clicksign…).
Logs
- O sistema Xjur foi construído para atender aos mais exigentes processos de auditorias e certificações externas, por isso, ele é dotado de uma poderosa solução para armazenamento de logs. Nossa solução registrará todas as alterações realizadas registro a registro, bem como, registrará logs de consultas e relatórios; por exemplo: será possível saber quais usuários acessaram um determinado processo, bem como, quem gerou relatórios.
O módulo Marcas e Patentes é uma ferramenta destinada para o cadastro de todas as Marcas, Patentes e Desenhos Industriais de sua empresa, com ele você consegue gerenciar desde a sua criação, mas acompanhar todo o processo de registro, acompanhando o status etapa por etapa do que acontece dentro do INPI. Com este módulo também é possível gerenciar:
- Controle de Marcas, Patentes, Desenho Industrial e Identidade visual
Com este módulo você conseguirá controlar todo o processo de criação, vigência e renovação de seu registro e acompanhar todo o processo do INPI através de nossa ferramenta de Workflow.
- Pagamentos
Com a ferramenta de pagamentos é possível registrar, controlar e pesquisar todos os comprovantes de pagamentos das taxas dos órgãos de registro.
- Controle de Vigências
Com o módulo Marcas e Patentes você conseguirá, de forma assertiva, gerenciar a vigência de todas as marcas e demais registros, prevendo e planejando a renovação de cada uma delas.
- Alertas Automáticos
Com nossa plataforma, você conseguirá, de forma automática, receber alertas de pagamentos, taxas e vencimentos de seus registros.
- Fluxo específicos para demandas com INPI
EM nosso processo de implantação, já traremos os fluxos principais com o INPI devidamente configurados para que consiga gerenciar todas suas demandas.
Módulo responsável pela gestão interna das procurações, renovações, substabelecimentos, e revogações em um só lugar, o Xjur possui um diferencial onde é automaticamente distribuído os instrumentos por numeração de pastas e em ordem sequencial, de modo que o usuário consiga acessar todos os documentos correspondentes desta pasta ou seja, todos os documentos de uma “procuração principal”, pois para cada nova “procuração principal” é gerado um número de pasta.
O módulo trabalha com segregação de acesso, de modo que é possível restringir o acesso às procurações por departamentos, bem como, é possível prever usuários que mesmo de departamentos diferentes possam localizar procurações de outras áreas, como por exemplo uma área de suprimentos ou compliance.
Outras funcionalidades do módulo:
- Customização da Solução
Sabendo que a cultura da área de procurações é bem peculiar de cliente para cliente, a solução prevê uma base em boas práticas de implementação, porém sempre se faz necessário algumas customizações na ferramenta, como por exemplo os campos do formulário de solicitação, os fluxos de trabalho (Prazos, responsáveis, status da atividade etc), os modelos de minuta padrão, relatórios, perfis de acesso e dentre outros.
- Pesquisa de Instrumento
Neste menu de pesquisa, o usuário pode localizar procurações através dos campos cadastrais como por exemplo, Partes (Outorgantes, outorgados e respectivos documentos), Número da Procuração, Data de Registro, Data de Vigência inicial ou Final, dentre outros filtros possíveis. De modo que possa realizar uma busca mais específica, ou até mesmo uma busca geral. Tudo respeitando a restrição de acesso do usuário.
Através do menu de pesquisas existe a possibilidade de emitir relatórios automáticos em Excel, relatórios estes que podem ser customizados para atender cada cliente.
- Nova solicitação
Para o cadastro de uma nova solicitação, o usuário precisará preencher o tipo de Procurações e/ou instrumento (Público ou Particular) e os campos dos formulários, podendo ser obrigatórios de preenchimento, possuir uma informação de ajuda de como/o que deve ser preenchido, as partes e também anexos tanto da minuta quanto anexos para complementar a solicitação.
- Aviso de vencimento
A plataforma do XJUR notifica os usuários quando o instrumento estiver para vencer, deste modo assegura que as procurações e seus devidos poderes não permaneçam vigentes sem que o usuário solicite uma prorrogação de vigência, ou que a procuração vença na plataforma e não tome nenhuma ação para encerrar a procuração uma vez que não será renovado.
- Acessos restrito
Além da segregação de acesso por departamento o módulo também prevê uma restrição maior apenas para alguns usuários definidos no sistema, por exemplo,procurações sigilosasestas que apenas o departamento do jurídico pode ter acesso.
- Fluxo de Atividades
A plataforma dispõe de um fluxo automático e sequencial, na medida que ele inicia mediante à uma nova solicitação o usuário responsável pela atividade irá receber uma notificação por e-mail que existe uma nova tarefa para cumprimento no Xjur. As atividades são compostas por:
- Tipo da Atividade
- Descrição da Atividade
- Campos para dar andamento na atividade;
- SLA / Prazo para cumprimento;
- Responsável(eis);
- Status
Também é opcional customizar na solicitação de uma procuração um campo para o solicitante informar se trata-se de uma demanda urgente, caso sim, é possível prever diferentes SLA quando urgente e não urgente e, além de todas essas vantagens, é possível determinar um fluxo diferenciado para procurações de instrumento público e particular.
- Modelo de Minuta Padrão
Buscando praticidade, na plataforma do Xjur é possível parametrizar os modelos que o cliente já utiliza dentro do sistema de forma simples e prática, as partes do documento que vão ser preenchidas de acordo com a demanda serão preenchidas de forma automática, basta que no documento sejam indicadas as “tags” e o sistema fará tudo de forma automática, sem perder a formatação do documento. Também é possível prever anexos da minuta, neste caso, o usuário pode inserir no cadastro ou no decorrer do fluxo de atividades e após a chancela da minuta o sistema juntar todos os documentos e manter uma documentação única para enviar para assinaturas. Diante de tudo isso, também é possível prever um cenário de minuta não padrão, onde o documento pode ser anexado no sistema, utilizado na grande maioria pelas minutas fornecidas pelos cartórios.
- Controle de Versões
Desde a primeira versão da minuta no momento da solicitaçãoaté a etapa final de assinaturas, o sistema irá registrar uma versão do documento, de modo geral, para toda atualização no documento, a mínima que seja, ele irá registrar como uma nova versão, e também será possível visualizar como marca de revisão as alterações comparando uma versão com uma outra.
Através da plataforma será possível enviar e-mails para pessoas que possuem ou não acesso ao sistema, de modo que possa gerar um histórico de tratativas, como por exemplo, com o próprio fornecedor/cliente enviando a minuta para um ou mais responsáveis e que eles possam revisá-la e dar o parecer sobre estar de acordo ou não. Desta forma tudo fica centralizado na pasta e no instrumento cadastrado na plataforma.
Este módulo é destinado para o controle de todas as empresas do seu grupo, além disso, serve como base de informação para os demais módulos do sistema disponibilizando as informações das empresas necessárias para confecção de contratos, procurações, representantes legais entre outras informações.
Dentro deste módulo conseguimos controlar também:
- Controle de Empresas do Grupo
De forma organizada, o sistema permite o cadastro de todas as empresas do grupo classificando-a de acordo com seu tipo: SA. LTDA, entre outros.
- Controle da Composição Acionária
Dentro de cada empresa o sistema organiza todos os sócios, cotistas e/ou demais participantes com seu respectivo percentual de participação societária.
- Controle da Distribuição de Lucros
De acordo com o percentual de participação de cada integrante da composição acionária o sistema perite a distribuição automática de valores de lucro entre os participantes.
- Controle de Representantes
O sistema permite organizar dentro de cada uma das empresas os representantes legais e, de forma automatizada nos demais módulos, apresentar de maneira integrada, quem pode assinar ou não documentos, além disso, é possível organizar todos os grupos de sua organização (Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal entre outros) e seus respectivos participantes.
- Controle de Atos Societários
Tenha o controle de tudo que acontece com sua empresa com o controle de atos societários, com esta ferramenta o sistema permite cadastrar, monitorar e tomar decisões automáticas, de acordo com as informações cadastradas no ato, além disso, com a ferramenta de workflow o sistema possibiliza a criação de tarefas para facilitar o controle de tudo o que acontece em sua empresa (Registro do Ato, publicação entre outros.
- Integração com Dados da Receita
Utilizando apenas o CNPJ, o sistema permite capturar de forma automática os dados disponíveis no site da Receita Federal.
- Gerador de Documentos
Gere automaticamente a ata de sua reunião Societária apenas com as informações preenchidas no cadastro do ato Societário.
XFinder
Com a nossa poderosa ferramenta de monitoramento, mitigaremos os riscos de uma possível revelia e ainda auxiliamos no aumento do prazo para coleta dos subsídios e elaboração de defesa. Com a nossa ferramenta de distribuição, além da captura antecipada de novos processos, disponibilizamos também os documentos disponíveis nos sites dos tribunais.
- Captura de novas distribuições
- Monitoramento de novos andamentos e publicações
XPay
Com o XPay a plataforma irá gerar de forma automática todos os honorários/timesheets/reembolsos e adiantamentos necessários para os prestadores do jurídico (escritórios, contadores, peritos etc). Desde uma varredura na carteira dos processos de cada prestador, timesheets lançados pelo advogado do escritório mediante uma aprovação, lançamentos de honorários e despesas de forma avulsa (prevendo ou não uma aprovação prévia antes de faturar), até mesmo os eventos de cálculos e perícias. Tudo isso centralizado em uma só plataforma, mitigando um dos maiores riscos que é as despesas administrativas do processo, uma vez que o sistema irá gerar com base nos dados dentro do sistema e de acordo com as cláusulas contratuais dos honorários.
Principais funcionalidades do módulo:
Parametrização dos contratos no sistema a fim de gerar os lançamentos de forma automática (ex.: Parcelas Fixas Mensais, Pró-labore, Êxito etc)
Cadastro/Lançamento de Honorários/Timesheets/Despesas de forma avulsa (Prevendo aprovação ou não);
Fechamento automático/manual dos prestadores por período, separando os faturamentos de honorários das despesas/reembolsos;
Aprovação da fatura por parte dos envolvidos;
Histórico de faturas e lançamentos por período, bem como as notas fiscais anexadas;
Status de cada fatura e lançamentos, desde “Em aprovação” até “Pagamento realizado”.
Plataforma nativa do Xjur para assinatura eletrônica de documentos. Com a nossa plataforma de assinaturas, você não tem limite de documentos que podem ser assinados.
Isso mesmo! Você terá a opção de assinar documentos ilimitados. Você pode assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. O Xsigner é integrado de forma nativa com os demais módulos do Xjur, com isso, você ganhará mais agilidade, praticidade, segurança e economia na hora de assinar qualquer instrumento, seja ele uma procuração, um contrato, um substabelecimento ou qualquer outro documento.
• Assinaturas e usuários ilimitados
• Notificações automáticas
• Criptografia
• Sem instalação, use direto do seu navegador
• Upload de Documentos em PDF
• Suporte especializado
• Uso da API
• Validade jurídica
• Armazenamento dos dados em nuvem (SaaS)
